Президент России Путин В.В. подписал Федеральный закон от 22.11.2021г № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», касающийся электронного документооборота в сфере трудовых отношений.
Организации - участники эксперимента Минтруда по переходу на цифровой формат кадровых документов должны разработать мероприятия по переходу на электронный документооборот в срок до 1 июля 2021 года (ч.4 ст.2 Федерального закона).
Работодатели, которые не участвовали в эксперименте, могут перейти на электронный документооборот с 1 марта 2023 года. Перейти на новый формат могут все организации и ИП, независимо от численности работников и организационно–правовой формы компании.
Электронный документооборот позволит работодателям использовать, передавать и хранить кадровые документы в электронном виде и не дублировать на бумаге. Обмениваться электронными документами можно со всеми работниками, в том числе дистанционными, если они согласятся на переход (ч.1 ст.221, ч.5 ст.3121ТК РФ).
Перевести в электронный вид можно почти все документы, связанные с работой, которые оформляются на бумаге или с которыми знакомятся работники под подпись. Например, трудовые договоры, приказы о приеме и переводе, уведомления работников (ст.221 ТК РФ).
Правила электронного документооборота не применяются в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (ч.3 ст.221 ТК РФ).
Для работодателя и работников переход на электронный документооборот право, а не обязанность. Это значит, что организации могут отказаться от перехода и продолжить вести кадровые документы на бумаге. Работники также вправе отказаться от нововведений.
Если работодатель примет решение о переходе на электронный документооборот, то работников, если они откажутся, нельзя обязать вести документы в электронном виде. Исключение – работники без трудового стажа, которых примут на работу после 31 декабря 2021 года. У них согласие на переход на электронный документооборот получать не требуется.
Также может возникнуть ситуация, когда часть работников откажутся от перехода, а остальные захотят обмениваться документами в электронном виде. Тогда на первых продолжат оформлять бумажные документы, а на вторых – вести документы в электронном виде. Такие правила закреплены в ст.222 ТК РФ. В этом случае всем работникам электронные подписи оформляются за счет работодателя (ч.8 ст.221 ТК РФ).
Если организация для электронного документооборота будет использовать портал «Работа в России», то работники смогут подписывать базовые документы простой подписью, которую получают через портал госуслуг. Если работодатель будет использовать свою информационную систему, то каждому работнику он оформляет усиленную электронную подпись, чтобы работники смогли подписывать базовые кадровые документы. К ним относятся трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор об образовании и допсоглашения к ним, согласие на перевод, заявление об увольнении, отзыв заявления об увольнении, а также уведомления об изменении условий трудового договора, приказы о применении дисциплинарного взыскания.
Для перехода на электронный документооборот, необходимо разработать локальные акты, уведомить работников о новом формате документов и оформить им электронные подписи, если они согласятся отказаться от бумажных документов.
Решение о введении электронного документооборота оформляется с помощью локальных актов, например Положения о переходе на электронный документооборот и Положения о порядке ведения электронного документооборота, с которыми работники знакомятся под подпись (ч.1 – 3 ст.222 ТК РФ). В этих документах также закрепляются процедуры взаимодействия работодателя, профсоюзной организации и комиссии по трудовым спорам.
Работники должны быть уведомлены, что у них есть право продолжать вести документы на бумаге или перейти на электронный документооборот. После этого работники оформляют письменные заявления о том, что они хотят продолжить вести документы в бумажном виде или вести и обмениваться документами в электронном виде (ч.4 ст.222 ТК РФ). Если работник не выразил свое согласие, то считается, что он отказался от перехода на электронный документооборот.
При этом работник праве передумать и в последующем подать работодателю письменное заявление о том, что согласен на переход на электронный документооборот. Такие правила установили в ч.5 ст.222 ТК РФ.
Кроме того, Президентом РФ утверждены изменения в ТК РФ, расширяющие права работников на дополнительный отпуск (Федеральный закон от 19.11.2021 № 373-ФЗ). С 30 ноября 2021г. у работников, ухаживающих за членом семьи или родственником-инвалидом 1 группы, появилось право на дополнительный отпуск. Соответствующие поправки внесли в статью 263 ТК РФ.
Поправки предусматривают возможность предусмотреть в коллективном договоре для данных работников дополнительный отпуск до 14 календарных дней без сохранения заработной платы в удобное для них время. Указанный отпуск по письменному заявлению работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью или по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.
377-ФЗ от 22.11.21 О внесении изменений в Трудовой Кодекс РФ
373-ФЗ от 19.11.21 О внесении изменений в статью 263 Трудового Кодекса РФ